Nguyên tắc để có một email ứng tuyển chuyên nghiệp

Phải là một email đúng chuẩn

Dù là với một email xin việc hay email trao đổi thông tin, việc gửi một email đúng chuẩn đều tạo nên cảm giác chuyên nghiệp cho người gửi.

Đầu tiên, tên hiển thị là tên khi người khác sẽ thấy khi nhận được email mà bạn gửi. Một cái tên chuyên nghiệp là phải có đầy đủ cả họ và tên. Bạn cũng cần tránh các lỗi như để tên hiển thị mail bằng toàn bộ chữ in hoa hoặc không viết hoa ở chữ cái đầu trong tên riêng của mình, những lỗi cơ bản này sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn là một người cẩu thả. Ngoài ra, với một vài vị trí liên quan như nhân sự, kế toán, tài chính… thì đây sẽ trở thành một lỗi nghiêm trọng.

Tiếp theo, cần tránh đặt địa chỉ mail bằng những cái tên thiếu nghiêm túc và trẻ con, phương án tốt nhất để đặt cho mình một email chuyên nghiệp chính là sử dụng tên thật, ví dụ như tên họ + ngày tháng năm sinh @gmail.com.

Avatar email có thể không quan trọng đối với một vài ứng viên. Nhưng để thể hiện tính chuyên nghiệp, việc cập nhật đầy đủ thông tin trong email của mình là đều cần thiết và avatar cũng không ngoại lệ. Tuy avatar email không đòi hỏi nghiêm túc và khắc khe như ảnh trong CV nhưng ứng viên cũng nên chọn hình ảnh của chính mình.

Cuối cùng, chữ kỹ email thường không được các ứng viên chú tâm. Nhưng việc có chữ ký khi gửi một email xin việc giúp ứng viên chứng tỏ với nhà tuyển dụng sự chuyên nghiệp và chỉn chu trong cách làm việc. Thông thường, một chữ ký email sẽ bao gồm: tên, email, số điện thoại, bạn cũng có thể đính kèm thêm link mạng xã hội mà bản thân thường xuyên sử dụng nhất.

Email ứng tuyển phải đầy đủ thông tin

Việc gửi một email thật chuyên nghiệp để ứng tuyển vị trí công việc mong muốn sẽ là một cách để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng trong vòng loại hồ sơ. Khi viết email tìm việc làm ở TP.HCM, Hà Nội hay bất cứ nơi đâu thì đầu tiên bạn phải cho người nhận biết được mục đích gửi thư bằng cách ghi rõ phần tiêu đề. Hãy tham khảo ở bảng mô tả công việc yêu cầu về cú pháp của tiêu đề cho email xin việc. Với trường hợp bạn không thấy yêu cầu về mẫu tiêu đề bạn có thể gửi với cú pháp: Tên - vị trí ứng tuyển, tên công ty. Tiêu đề còn giúp cho thư xin việc của bạn không bị thất lạc giữa hàng ngàn email khác.

Nội dung trong email ứng tuyển không cần phải quá dài dòng nhưng vẫn cần thể hiện được sự tôn trọng với người nhận. Nếu tin tuyển dụng có ghi đầy đủ thông tin người trực tiếp tuyển dụng bạn có thể ghi mở đầu thư bằng lời chào “Kính gửi ông/bà” hoặc có thể “Kính gửi phòng nhân sự…”. Tiếp đến, bạn có thể trình bày về thông tin cá nhân và cả lý do bạn chọn doanh nghiệp cho vị trí ứng tuyển của mình, thêm một vài câu nói thể hiện trách nhiệm và mong muốn được cống hiến của bản thân. Điểm độc đáo giúp bạn trở nên khác biệt và ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng chính là một bức thư xin việc đầy đủ thông tin, thể hiện được cá tính nhưng vẫn đảm bảo được tiêu chuẩn của một email.

Đừng quên file đính kèm, đây là phần quan trọng nhất trong email ứng tuyển của bạn. Bởi đây chính là tài liệu giúp bạn thể hiện được toàn bộ kỹ năng, kinh nghiệm và cả năng lực của mình trong quá khứ. Nếu file đính kèm bao gồm CV xin việc và đơn xin việc hãy chắc chắn rằng bạn đã lưu thành hai file PDF và gửi đính kèm thay vì nén thành file.zip hoặc .rar sẽ gây bất tiện cho người nhận khi mở.

Luôn ngắn gọn và súc tích

Nhà tuyển dụng không có quá nhiều thời gian để đọc hết toàn bộ hồ sơ ứng tuyển của ứng viên. Vậy nên, bạn cần viết ngắn gọn, đi sâu vào trọng tâm nội dung cần truyền tải. Nên nhớ, email ứng tuyển luôn mang bản chất là sự giao tiếp ngắn gọn và nhanh chóng.

Tuy nhiên, ứng viên cũng cần chú ý, không nên gửi một email cộc lốc, quá ngắn gọn như “CV và đơn xin việc được đính kèm trong mail, cám ơn đã dành thời gian xem xét”. Điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn là một người kém chuyên nghiệp. Vậy nên, dù ngắn gọn đến đâu thì một email ứng tuyển cũng cần thưa gửi rõ ràng, thể hiện được thông tin cá nhân và lý do cần thuyết phục nhà tuyển dụng.

Email ứng tuyển chính là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng dành cho bạn. Vậy nên, hãy cẩn trọng chăm chút từng chi tiết nhỏ để chiếm trọn cảm tình và giành lấy cơ hội trúng tuyển vào vị trí mình mong muốn nhé.

Tú Trinh