Làm thế nào để có bản điện tử của giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn?

Từ ngày 18/2, Thông tư 01/2022/TT-BTP ngày 4/1/2022 quy định biện pháp thi hành Nghị định 87/2020/NĐ-CP về CSDL hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến chính thức có hiệu lực.

Tại Thông tư 01/2022/TT-BTP, Bộ Tư pháp đã ban hành biểu mẫu điện tử của giấy tờ hộ tịch (trong đó có Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn). Điều 9 Thông tư 01/2022/TT-BTP quy định về giá trị pháp lý của bản điện tử giấy tờ hộ tịch.

Cụ thể, bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Mã QR code trên bản điện tử giấy tờ hộ tịch là địa chỉ Internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ hộ tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có giá trị cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp, xuất trình có thể kiểm tra tính chính xác, thời hạn sử dụng, thông tin cập nhật của bản điện tử giấy tờ hộ tịch thông qua mã QR Code trên bản điện tử của giấy tờ đó.

Đáng chú ý, tại khoản 6 Điều 12 của Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Chính phủ quy định: “...cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhận phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch để đối chiếu”.

Vậy làm thế nào để có được bản điện tử của giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn? Theo hướng dẫn của Chính phủ tại Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn.

Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật của hồ sơ: Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết; Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật thì tiếp nhận và gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý trên phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến sau khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật và nộp phí, lệ phí theo quy định.

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm gửi Phiếu hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đăng ký hộ tịch đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan đăng ký hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức sau đây: Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó; Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin; Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính; Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyên phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.

Đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả theo phương thức quy định tại điểm d khoản 4 Điều 12 Nghị định 87/2020. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Đối với các việc hộ tịch mà người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả, nhưng vẫn phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch, bao gồm: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 87/2020 nhưng phải thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định trước khi nhận kết quả.

Trường hợp phải nộp bản sao hoặc xuất trình giấy tờ không phải là giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã có bản sao điện tử giấy tờ hoặc đã có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì không phải nộp, xuất trình.

Tuệ Minh